Porrassiivous on tärkeä osa taloyhtiön ja kiinteistöyhtiön ylläpitoa ja viihtyvyyttä. Laadukas porrassiivous lisää asukkaiden asumismukavuutta ja auttaa kiinteistön arvon säilymisessä.
Siivouksen voi hoitaa joko taloyhtiön omat asukkaat, huoltoyhtiö tai ulkopuolinen siivouspalvelu.
Taloyhtiön siivouksen kilpailutus on prosessi, jossa etsitään paras mahdollinen siivouspalvelu taloyhtiön tarpeisiin. Tavoitteena on saada laadukasta palvelua kilpailukykyiseen hintaan.
Seuraavassa on vaiheittainen opas siivouspalvelujen kilpailutukseen:
1. Tarpeiden määrittely
Ensimmäinen askel on kartoittaa taloyhtiön siivoustarpeet.
-Mitä tiloja siivotaan esim. rappukäytävien siivous, yleiset saunatilat, pesutupa, kellaritilat?
-Kuinka usein tilat siivotaan? Tähän saa myös apua siivousyritykseltä.
-Onko erityisiä tarpeita kuten lattioiden peruspesu ja vahaus tai rappukäytäviin ja muiden tilojen ikkunoiden pesua?
2. Tarjouspyynnön laatiminen
Tarjouspyynnön olisi hyvä sisältää alla olevat tiedot
-Yhteystiedot ja perustiedot taloyhtiöstä.
-Kuvaus siivottavista tiloista ja siivoustaajuudesta.
-Mahdolliset erityisvaatimukset.
-saako siivousyritys avaimet lainaan avainhallinnasta katselmusta varten
-Tarjouksen jättöaika ja tapa.
3.Potentiaalisten siivouspalvelun tarjoajien etsiminen
Tarjouspyyntö lähetetään potentiaalisille siivouspalveluille. Etsintää voi tehdä netin kautta, suositusten perusteella tai paikallisten yritysten kontakteista.
4.Tarjousten vastaanotto ja vertailu
Kun tarjoukset on saatu, niitä vertaillaan seuraavien tekijöiden perusteella:
-Siivouspalvelun hinta; kuukausihinta sekä hinta lisätöille
-Laatu; palvelun sisällön tarkkuus ja lisäpalvelut
-Referenssit; muiden asiakkaiden kokemukset ja suositukset
-Palvelun joustavuus; mahdollisuus muokata palvelua tarpeen mukaan
5.Palveluntarjoajan valinta
Kun tarjoukset on läpikäyty, valitaan näistä paras siivouspalvelu. Valinnassa kannattaa huomioida:
-Kokonaiskustannukset
-palvelun laatu ja kattavuus
-yrityksen luotettavuus ja maine
-sopimuksen joustavuus ja ehdot
-tarkistetaan tilaajavastuulain velvoitteet siivousyritykseltä. Tietoa tilaajavastuusta saat vastuugroup.fi
6. Siivoussopimuksen laatiminen
Taloyhtiöiden siivoussopimus tehdään kirjallisena. Tämä tulee joko siivousyritykseltä suoraan tai esimerkiksi isännöinnin kautta. Sopimuksessa on määritelty seuraavat:
-Palvelun sisältö ja laajuus
-hinta ja maksuehdot
-palvelun laatuvaatimukset
-sopimuksen kesto sekä irtisanomisehdot
Kilpailutuksen avulla taloyhtiö voi löytää luotettavan ja laadukkaan siivouspalvelun, joka vastaa parhaiten taloyhtiön tarpeisiin sekä budjettiin.
Joskus kilpailutuksen vaiheet kuten tarpeiden määrittely tai tarjouspyynnön laatiminen voi tuntua hankalilta. Voit olla meihin yhteydessä suoraan esimerkiksi yhteydenottolomakkeella ja neuvomme asiassa.
